Administracja i zarządzanie dokumentami w firmie jest pojęciem lekceważonym przez wiele małych i średnich przedsiębiorstw, tymczasem jest to bardzo poważne zadanie, które wiąże się z dużą odpowiedzialnością i może może mieć bardzo poważne konsekwencje. Nieprawidłowe zarządzanie dokumentacją firmową może nieść za sobą konsekwencje finansowe i prawne, dlatego warto posiadać w firmie oprogramowanie ułatwiające prawidłową administrację dokumentów firmowych.
Do najczęściej spotykanych zagrożeń wywołanych nieprawidłowym funkcjonowaniem przepływu i archiwizacji dokumentów w firmie należą:
– uszkodzenie plików;
– brak możliwości odszukania dokumentacji;
– ujawnienie bądź kradzież przez osoby nieuprawnione.
Zgodnie z naszym prawem każda firma mająca dostęp do danych osobowych, które znajdują się w przeważającej większości dokumentów jest zobowiązana w należyty sposób je chronić. Większość dokumentacji należy przechowywać w firmie przez 5 lat, należą do nich:
– wszystkie dokumenty z wiązane z Urzędem Skarbowym;
– faktury;
– dokumentacja księgowa, w tym księgi podatkowe.
W firmach, w których ilość plików zawierających omawiane dane jest bardzo duża może pojawić się problem z prawidłowym ich przechowywaniem i odnalezieniem w przypadku wezwania do jednego z urzędów. Brak okazania dokumentacji księgowej czy podatkowej w Urzędzie Skarbowym ma poważne skutki zarówno finansowe jak i prawne.
Wprowadzenie indywidualnych rozwiązań, które są dopasowane do potrzeb konkretnej firmy może mieć kluczowe znaczenie dla prawidłowego administrowania dokumentacją. Podjęcie decyzji o zamówieniu takiego programu może zmniejszyć nawet o 70% liczbę osób zatrudnionych w biurze, ponieważ większą część prac wykonuje program do tego przystosowany. Nawet w bardzo dużych firmach, w których zainstalowano programy wpierające pion administracyjny po przeszkoleniu osób odpowiedzialnych za prawidłowy przepływ i archiwizowanie dokumentacji okazuje się, że ich praca w większości została zastąpiona przez oprogramowanie. Dlatego warto ponieść koszty związane z kupnem programów usprawniających zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie, ponadto firmy piszące takie programy w swojej ofercie mają profesjonalne szkolenie pracowników w zakresie pracy na danym programie, wprowadzają późniejsze aktualizacje i zawsze istnieje możliwość rozbudowy oprogramowania wraz z rozwojem firmy.
Dedykowane oprogramowanie czy gotowe programy dostępne na rynku
Na rynku istnieje szereg programów darmowych i płatnych, które usprawniają przepływ i zarządzanie dokumentami, ale decydując się na gotowe programy przygotowane dla dużej liczby odbiorców musimy liczyć się z faktem, iż mogą nie spełniać wszystkich oczekiwań i mimo zakupu i takiego programu nadal część prac będzie wykonywana przez pracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest więc zamówienie programu dopasowanego do profilu działalności.
