Optymalizacja pracy – czyli obniżamy koszty prowadzenia firmy
Optymalizacja pracy w przedsiębiorstwie może polegać na wymianie personelu na bardziej wykwalifikowany, podnoszeniu kwalifikacji zatrudnionych już osób, zastosowaniu lepszych technologii i na informatycznej optymalizacji procesów pracy. Ten ostatni sposób jest bardzo często pomijany szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach, a może się przyczynić w znacznym stopniu do redukcji osób zatrudnionych w firmie a tym samym obniżenia kosztów, przy jednoczesnym podwyższeniu wydajności pracy.
Na czym polega optymalizacja pracy w firmie ?
Prace wykonywane w przedsiębiorstwie to swego rodzaju lista obowiązków podzielona na poszczególnych pracowników, którzy do powierzonych zadań są specjalnie przeszkoleni. W pierwszej kolejności należy przyjrzeć się prostym procesom powtarzalnym, wykonywanym przez człowieka mechanicznie i wielokrotnie w ciągu dnia, gdyż w większości przypadków pracownik zatrudniony na tym stanowisku może zostać zastąpiony przez komputer. Zaletą takiego rozwiązania jest uniknięcie monotonii, która często prowadzi do rutyny i popełniania błędów, a te z kolei mogą mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Zastąpienie pracy ludzkiej przez komputer niesie dodatkowe korzyści, ponieważ informatyczna optymalizacja działów pracujących w systemie dwu lub trzy zmianowym może w znacznym stopniu obniżyć koszty prowadzonej działalności, gdyż komputer po wprowadzeniu algorytmu będzie wykonywał zadanie w 24 godzinnym trybie pracy bez ingerencji człowieka.
Zalety informatycznej optymalizacji pracy:
– wyeliminowanie błędów związanych z czynnikiem ludzkim;
– wydajniejsze wykorzystanie czasu pracy;
– podniesienie efektywności dnia pracy;
– obniżenie kosztów związanych z liczbą etatów, przejście na jednozmianowy tryb pracy;
– łatwiejszy dostęp do danych i statystyk interesujących klientów.
Jak wybrać procesy do optymalizacji ?
Najlepszym i najtańszym sposobem wytypowania procesów i czynności, które może zastąpić komputer jest rozmowa z pracownikami, którzy bez problemu powinni wskazać najbardziej monotonne i powtarzalne procesy w firmie. Drugą możliwością jest zatrudnienie osoby z zewnątrz, która w określonym czasie wskaże takie czynności. Najbardziej polecanym rozwiązaniem jest kontakt z firmą świadczącą usługi informatyczne w tym zakresie, która oddeleguje jednego ze swoich ekspertów. Informatyk oprócz wskazania prostych czynności wielokrotnie powtarzanych w ciągu dnia poinformuje, które z pozostałych etatów można zastąpić pracą komputera.
Procesy najczęściej poddawane optymalizacji:
– sprawdzanie stanu konta celem odnotowania płatności dokonanych przez klientów;
– elektroniczna komunikacja z klientami ( informacje dot. stanów magazynowych, płatności itp.);
– automatyczne księgowanie przelewów;
– udostępnienie informacji o zamówieniach, wykonywanych usługach i pracach na rzecz klienta.
